Le système d’information archivistique (1/2)

Par Hélène Both (Archives départementales du Bas-Rhin)

Un système d’information peut être défini comme un ensemble de ressources permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser de l’information. Cet ensemble est structuré et décliné en fonction de l’institution dans lequel il est installé.

Dans un service d’archives, on parle de SIA : système d’information archivistique. Un SIA est souvent constitué de plusieurs composants, que l’on nomme fréquemment « briques » : chaque brique compose une partie d’un tout, de taille variable. Ainsi, chaque SIA peut être représenté comme une maison dont la surface peut évoluer dans le temps, généralement à la hausse.

La brique de base d’un SIA est constituée par un logiciel-métier qui représente la brique de gestion. Ce socle doit permettre au service d’assurer le traitement de ses archives, c’est-à-dire :

  • collecter des documents ;
  • classer des documents ;
  • conserver des documents ;
  • communiquer des documents.

On retrouve ici ce que l’on a coutume de résumer sous l’expression des « 4 C ». Précisons toutefois que la communication est ici, et à ce stade, comprise comme la communication physique des documents, en salle de lecture. La communication sur internet sera abordée ultérieurement.

1. Gérer la collecte

La collecte des documents est assurée par le logiciel-métier sous la forme d’un module formant un registre des entrées : chaque arrivée (versement) de documents fait l’objet d’un enregistrement comportant un numéro unique d’entrée et une date d’entrée. Cette entrée se voit attribuer une cote en fonction du cadre de classement en vigueur dans le service.

Registre des entrées des AD67 dans Ligeo archives

Chaque versement d’archives est accompagné d’un bordereau de versement, document règlementaire et obligatoire qui présente l’ensemble des documents composant le versement et les décrit le plus souvent au niveau de la boîte. Le bordereau est signé par le chef du service versant et le directeur ou la directrice des Archives départementales : cette signature atteste de l’entrée des documents aux Archives et constitue la prise en charge officielle des documents. Dans le cas des séries contemporaines (W), ce bordereau constitue le plus souvent l’instrument de recherche qui sera mis à la disposition du public en salle de lecture et/ou sur le site internet du service.

2. Gérer le classement

Le classement d’archives est présenté sous la forme d’instruments de recherche. Il existe trois grandes typologies d’instruments de recherche, qui obéissent à une norme de description connue sous le sigle ISAD-G pour International Standard Archives Description-General1

  • les inventaires : les documents sont décrits à la pièce, au niveau le plus fin. C’est le cas des archives anciennes, où l’on retrouve par exemple des descriptions très précises des chartes conservées aux Archives, pièce par pièce.
  • les répertoires : les documents sont décrits ici au niveau du dossier. Les archives modernes par exemple sont décrites dans des répertoires, qui présentent les contenus des dossiers. Les descriptions peuvent être très précises.
  • les bordereaux de versement : chaque fonds qui est versé aux Archives est accompagné d’un bordereau de versement. Il s’agit d’une liste qui décrit le contenu des dossiers versés et qui permet aux archivistes de distinguer les documents entrant aux Archives pour conservation définitive de ceux qui peuvent être éliminés à terme. On retrouve ces instruments de recherche principalement dans les séries contemporaines, qui regroupent les documents produits à partir de 1871.
Exemple d’instrument de recherche thématique dans Ligeo archives : les Schul-chroniken

L’ensemble de ces instruments de recherche peut être réalisé dans le SIA. Les unités de description sont appelées « articles », qu’elles représentent une pièce ou un dossier. Chaque article est décrit dans le SIA et prend place dans un plan de classement, qui constitue la table des matières de l’instrument de recherche. La plupart des modules de classement des SIA permettent de créer des instruments de recherche selon deux options :

  • la création directe dans le SIA : chaque article y est décrit en remplissant un formulaire reprenant l’ensemble des champs de la norme ISAD-G. Aux AD67, cette option est utilisée pour les petits fonds ou par exemple pour la sous-série 100 J regroupant les pièces isolées d’archives privées, par définition très hétérogènes.
  • la création par import : elle est utilisée dans la majorité des cas car elle permet de travailler sur de grandes séries de documents, comme la sous-série de l’état civil par exemple. Dans ce cas de figure, les archivistes classant le fonds décrivent les registres dans un fichier de type tableur en même temps qu’ils les classent. Les en-têtes de colonnes sont libellés selon la norme ISAD-G. Lorsque le fichier est complet, il est importé dans le logiciel métier : le contenu des différentes cellules du tableau est ventilé dans les champs de la norme ISAD-G grâce aux en-têtes de colonnes qui en indiquent le « chemin ».

Les instruments de recherche intégrés dans le SIA peuvent alors être exportés sous une forme bureautique pour être mis à disposition en salle de lecture ou encore être diffusés sur le site internet du service.

3. Gérer la conservation

Par conservation, on entend d’une part la conservation physique dans les locaux, qui regroupe la localisation topographique des documents et la gestion des espaces, et d’autre part la conservation matérielle des documents et les différentes interventions qui peuvent être menées sur les archives.

Une entrée de documents se traduit par une opération matérielle. Lorsqu’ils arrivent aux Archives, on affecte une localisation aux documents, c’est-à-dire une adresse topographique dans le bâtiment. Aux AD67, et dans la plupart des services, cette localisation compte 5 éléments, du plus large au plus précis, et se présente ainsi : 1 A 22 B 1. Un document associé à cette localisation est ainsi rangé au 1er étage, magasin A, épi 22, travée B, 1re tablette.

Le SIA doit donc être capable de gérer les différents espaces du bâtiment : magasins mais également locaux dédiés comme la salle de décontamination dans laquelle les documents sont parfois mis en quarantaine en fonction de leur état matériel. Des documents moisis par exemple ne peuvent être rangés en magasin en l’état, sous peine de contaminer les documents sains s’y trouvant déjà.

Outre les localisations, la gestion des espaces dans le SIA permet de mesurer le taux d’occupation à différentes échelles, dont la finesse est déterminée par le service. On peut ainsi choisir l’unité que l’on choisit de fermer, lorsqu’elle est pleine : tablette, travée, épi ou magasin. La précision du taux d’occupation dépend de l’unité choisie. La gestion des espaces est cruciale pour un service car elle doit permettre de :

  • connaître l’emplacement des fonds, avec une précision au niveau du dossier ;
  • connaître les espaces vides pour y affecter les documents lors des versements futurs.

Certains fonds nécessitent des conditions de conservation particulières. On citera par exemple les plans, conservés à plat dans des meubles spécifiques ou encore les documents audiovisuels. Le support du document peut nécessiter une conservation dans des magasins tempérés de façon spécifique2.

Le second volet de la conservation est constitué par la conservation préventive ou curative. L’ensemble de ces actions préventives ou curatives peut être consigné dans le SIA, article par article. Pour chaque pièce ou dossier, il est alors possible de connaître les actions menées sur les documents, ainsi que le prestataire qui les a réalisées. Ces interventions peuvent être réalisées intra-muros ou nécessiter un transfert dans des locaux extérieurs. Le SIA enregistre alors cette information dans un module indispensable : le module de communication.

4. Gérer la communication

La gestion des communications passe avant tout par la gestion des lecteurs. Chaque SIA dispose d’une base de données enregistrant les lecteurs, le numéro attribué lors de l’inscription mais aussi des informations concernant les recherches menées par le public. Cette base permet ensuite de passer commande en salle de lecture : chaque lecteur inscrit et dont la carte est valide peut commander des documents en fonction des délais de communicabilité en cours. Il existe plusieurs types de communications : publique (les lecteurs en salle), interne (le personnel des Archives) ou administrative à l’extérieur, lorsqu’un service demande communication d’un de ses dossiers déjà versé. Dans ce cas, le document quitte les Archives, de même que lorsqu’il est transféré chez un prestataire pour numérisation par exemple.

Quelle que soit sa nature, une communication génère une série de mouvements qui peuvent être représentés sur le schéma suivant :

Circuit du document lors d’une commande en salle de lecture

La gestion des communications est indispensable dans un service : lorsqu’un document quitte le magasin, il est nécessaire de savoir où il se trouve et par qui il a été commandé.

Le Service des Archives de France réalise tous les ans un rapport annuel pour lequel chaque service départemental et communal doit transmettre un certain nombre de données chiffrées (et strictement anonymes pour ce qui concerne le lectorat). Parmi ces données figurent notamment le nombre de communications par type, ainsi que le nombre de lecteurs dont la carte a été validée durant l’année écoulée.

Ces quatre modules forment le socle de la plupart des logiciels-métier des services d’archives, qu’ils soient communaux ou départementaux. Ils constituent la brique de gestion indispensable à leur fonctionnement. Elle peut être utilisée seule ou être couplée à une brique dite de diffusion, qui sera abordée dans un article ultérieur.

  1. La norme est librement consultable en ligne : https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2000_Guidelines_ISAD%28G%29_Second-edition_FR.pdf. []
  2. Les normes de conservation classiques sont les suivantes : température comprise entre 16 et 20°C et hygrométrie de 50% avec une variation de +/- 10%. Certains supports vidéos ou iconographiques doivent être conservés dans des magasins froids. []

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